Für Steuerberatungskanzleien
KI-Telefonassistent für Steuerberatungskanzleien — er hebt ab, wenn Sie im Mandat stecken.
kyoomee nimmt Mandantenanrufe an, vergibt Besprechungstermine, notiert Rückrufwünsche mit Anliegen und beantwortet Fragen zu Unterlagen und Erreichbarkeit aus Ihrer Wissensbasis. Auf Servern in der EU, DSGVO-konform, ohne Steuerberatung.
Der Alltag
Warum ist das Telefon in der Steuerkanzlei ein Dauerthema?
Ein Großteil der Anrufe ist Organisation, nicht Beratung: Termine, Rückrufwünsche, Fragen zu Belegen und Öffnungszeiten. Genau diesen Teil kann ein Assistent zuverlässig übernehmen — die fachliche Antwort bleibt bei Ihnen und Ihrem Team.
Drei typische Momente
Wann das Telefon die Facharbeit unterbricht.
Die Rückfrage mitten im Jahresabschluss
Ein Mandant will wissen, ob seine Belege angekommen sind. Die Sachbearbeiterin unterbricht den Abschluss, sucht, ruft zurück. kyoomee nimmt die Frage auf, notiert Mandant und Anliegen und legt einen Rückruf an — die Facharbeit läuft weiter.
Die Terminanfrage am Abend
Ein Unternehmer möchte ein Erstgespräch, ruft aber erst nach Feierabend an und landet auf dem Band. kyoomee nimmt den Anruf an, fragt nach Anliegen und Rechtsform und vergibt einen Termin in Ihrem Kalender.
Die Welle vor der Abgabefrist
Vor Fristen wollen alle gleichzeitig wissen, was noch fehlt. kyoomee beantwortet wiederkehrende Fragen — Öffnungszeiten, Belegabgabe, welche Unterlagen allgemein gebraucht werden — aus Ihrer Wissensbasis und sammelt alles Individuelle als Rückruf.
Ein Beispiel-Anruf
So klingt ein Mandantenanruf mit kyoomee.
Ruhig, in der Sie-Form — Anliegen aufgenommen, Mandant zugeordnet, Rückruf angelegt, ohne steuerliche Auskunft.
- Nimmt Anrufe an, während Ihr Team an Abschlüssen arbeitet.
- Vergibt Besprechungstermine direkt in Ihrem Kalender.
- Gibt keine steuerlichen Auskünfte — legt dafür einen Rückruf an.
So landet der Anruf bei Ihrem Team
So funktioniert’s
In drei Schritten startklar.
Einrichten
Öffnungszeiten, Ansprechpartner, Terminarten und häufige Fragen hinterlegen und mit einem Testanruf prüfen. In Minuten, ohne IT.
Anrufe umleiten
Ihre Kanzleinummer leitet auf kyoomee um: dauerhaft, nur bei Besetzt oder außerhalb der Öffnungszeiten.
Sortiert übernehmen
Termine landen im Kalender, Rückrufwünsche mit Mandant und Anliegen als klar erfasste Vorgänge, nach jedem Gespräch kommt eine Zusammenfassung per E-Mail.
Ohne / Mit kyoomee
Was sich am Kanzleitelefon ändert.
| Ohne kyoomee | Mit kyoomee |
|---|---|
| Rückfrage unterbricht den Jahresabschluss | Anliegen wird aufgenommen, Rückruf geplant |
| Terminanfrage nach Feierabend landet auf dem Band | Erstgespräch wird direkt im Kalender vergeben |
| Vor Fristen ist die Leitung dauerbesetzt | Ab Professional mehrere Gespräche gleichzeitig |
| Zettel mit Rückrufwünschen gehen unter | Sortierte Rückruf-Liste mit Mandant und Anliegen |
| Immer gleiche Fragen zu Unterlagen und Zeiten | Standardfragen aus Ihrer Wissensbasis beantwortet |
Ehrlich gesagt
Was kyoomee bewusst nicht tut.
In einer Steuerkanzlei ist die Grenze zwischen Organisation und Beratung haftungsrelevant — deshalb bleibt sie klar.
- –Keine Steuer- oder Rechtsberatung. kyoomee beantwortet keine steuerlichen Fragen und gibt keine Einschätzung zu Absetzbarkeit, Pflichten oder Gestaltungen.
- –Keine verbindlichen Auskünfte zu Fristen oder Bearbeitungsstand. Das kann nur Ihr Team — kyoomee legt dafür einen Rückruf an.
- –Kein Zugriff auf Kanzleisoftware ohne eingerichtete Integration. Mandantendaten bleiben in Ihren Systemen, außer Sie richten ausdrücklich eine Schnittstelle ein.
- –Kein 100-%-Verstehen. Bei undeutlichen Angaben fragt kyoomee nach oder übergibt, statt etwas falsch zu notieren.
Datenschutz
DSGVO-konform — und für Berufsgeheimnisträger gedacht.
Preise
Weniger Unterbrechung, mehr Facharbeit.
Jeder Anruf, den kyoomee strukturiert aufnimmt, ist eine Unterbrechung weniger für Ihr Team — zu einem festen Monatspreis.
Alle Preise netto, zzgl. USt. Monatlich kündbar.
Häufige Fragen
Was Kanzleien vorher wissen wollen.
Noch offen? Buchen Sie eine kurze Demo und fragen Sie direkt.
Nein. kyoomee gibt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fachliche Fragen nimmt der Assistent als Rückrufwunsch mit Mandant und Anliegen auf, damit Ihr Team gezielt zurückrufen kann. Organisatorisches — Öffnungszeiten, Belegabgabe, Terminvergabe — erledigt kyoomee direkt.
kyoomee wird als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO betrieben. Für Kunden mit berufsrechtlicher Verschwiegenheitspflicht gibt es zusätzlich eine Verpflichtungserklärung zur Verschwiegenheit für Österreich und Deutschland als Anlage zu den AGB.
Ja. kyoomee bucht Termine direkt in Ihrem verbundenen Kalender (Google, Microsoft 365, Calendly oder Cal.com) und fragt dabei die Angaben ab, die Sie für die Vorbereitung brauchen, etwa Anliegen und Rechtsform.
Ja, je nach Tarif: Professional führt 3 Gespräche gleichzeitig, Business ab 10. Im Starter ist es eines — ist es belegt, hört der nächste Anrufer besetzt. Eine Warteschleife gibt es nicht.
Ja. kyoomee wird als Auftragsverarbeiter mit AV-Vertrag (Art. 28 DSGVO) betrieben; gehostet wird in Deutschland, einzelne KI-Dienste verarbeiten auch in den USA (abgesichert über DPF bzw. Standardvertragsklauseln). Anrufer werden zu Gesprächsbeginn informiert, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen — das erfüllt die Transparenzpflicht (Art. 50 EU-KI-VO, verbindlich ab 2.8.2026). Die Löschfrist der Mitschrift ist pro Betrieb einstellbar (höchstens 90 Tage); eine Tonaufzeichnung gibt es nicht.
Dann rät kyoomee nicht. Bei unklaren oder komplexen Anliegen fragt es nach, nimmt die Nachricht sauber auf oder leitet an eine hinterlegte Nummer weiter — und Sie erhalten nach jedem Gespräch eine Zusammenfassung. So bleibt im Zweifel ein Mensch zuständig, statt dass eine Fehlauskunft entsteht.
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Bereit?
Hören Sie selbst, wie kyoomee Ihre Kanzlei am Telefon entlastet.
Geben Sie Ihre Nummer ein — kyoomee ruft in wenigen Sekunden an und führt Sie durch ein echtes Gespräch.
Was zählt, muss nicht laut sein.