Rechtliches

Datenschutz­erklärung

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 DSGVO — beim Besuch dieser Website und beim angebotenen KI-Demo-Rückruf. Die Verarbeitung erfolgt in der EU.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Unternehmen

Kyoomee GmbH

Anschrift

Grazer Straße 1/3, 8120 Peggau, Österreich

Geschäftsführung

David Jöbstl, Lukas Muchitsch

Datenschutz-Kontakt

kontakt@kyoomee.com

2. Datenschutzbeauftragter

Nach derzeitiger Einschätzung besteht keine gesetzliche Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten (Art. 37 DSGVO). Zentrale Anlaufstelle für alle Datenschutz-Anliegen ist kontakt@kyoomee.com.

3. Geltungsbereich und Abgrenzung zum Produktbetrieb

Diese Datenschutzerklärung gilt für den Besuch dieser Website (kyoomee.com) und die hier angebotene Kontaktaufnahme (E-Mail und Rückruf-Formular). Insoweit ist die Kyoomee GmbH Verantwortliche.

Nimmt kyoomee im laufenden Produktbetrieb für einen Geschäftskunden dessen eingehende Telefonanrufe entgegen, ist der jeweilige Geschäftskunde Verantwortlicher und die Kyoomee GmbH Auftragsverarbeiterin. Maßgeblich sind dort die Datenschutzerklärung des Geschäftskunden sowie der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Dieser Produktbetrieb ist im Übrigen nicht Gegenstand der vorliegenden Erklärung — mit Ausnahme der Kalender-Verbindung nach Ziffer 15, die wir hier offenlegen, weil uns als Anbieterin der Anwendung insoweit eigene Transparenzpflichten gegenüber den Plattformbetreibern treffen.

4. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird auf Infrastruktur in der Europäischen Union (Deutschland) betrieben. Das Hosting erfolgt durch einen Auftragsverarbeiter mit Serverstandort in der EU; ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO besteht.

Beim Aufruf der Website werden automatisch Zugriffsdaten in Server-Logfiles erfasst:

• IP-Adresse (gekürzt bzw. vollständig)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• angeforderte URL/Datei, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge
• Referrer-URL
• Browser und Betriebssystem (User-Agent)

Zweck: Auslieferung der Website, Betriebssicherheit und Stabilität, Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem, störungsfreiem Betrieb). Speicherdauer: in der Regel 14 Tage, danach automatische Löschung bzw. Anonymisierung.

5. Kontaktaufnahme per E-Mail

Bei Kontakt über die angegebenen E-Mail-Adressen verarbeiten wir die übermittelten Daten (E-Mail-Adresse, ggf. Name, Inhalt der Nachricht und weitere freiwillige Angaben) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertrags- oder anbahnungsbezogenen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: bis zur vollständigen Bearbeitung Ihrer Anfrage; darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

6. Rückruf-Formular (KI-Demo-Rückruf)

Über das Rückruf-Formular können Sie Ihre Telefonnummer hinterlassen, um von unserem KI-Telefonassistenten zu Demonstrationszwecken einmalig zurückgerufen zu werden.

Verarbeitete Daten: die eingegebene Telefonnummer, der Zeitpunkt der Anfrage, die im Demo-Gespräch anfallenden Gesprächsdaten (Audio transient, Transkript) sowie technische Verbindungsdaten des Anrufs. Zweck: Durchführung des von Ihnen angeforderten Demo-Rückrufs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktives Absenden Ihrer Telefonnummer). Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Kategorien von Auftragsverarbeitern im Rückruf-Datenfluss: Die Verarbeitung erfolgt primär in der EU; einzelne Auftragsverarbeiter für Sprach-KI haben ihren Sitz in den USA (siehe Ziffer 7). Die konkreten Auftragsverarbeiter benennen wir im Auftragsverarbeitungsvertrag sowie auf Anfrage.

Speicherdauer: Telefonnummer und Demo-Gesprächsdaten werden nur so lange gespeichert, wie es für Durchführung und Nachbearbeitung des Rückrufs erforderlich ist, und anschließend gelöscht — in der Regel spätestens 30 Tage nach dem Rückruf, sofern kein Vertrag zustande kommt. Freiwilligkeit: Die Angabe der Telefonnummer ist freiwillig; ohne sie ist lediglich kein Demo-Rückruf möglich, die übrige Nutzung der Website bleibt uneingeschränkt.

7. Datenübermittlung in Drittländer

Die Verarbeitung im Rahmen dieser Website findet grundsätzlich in der Europäischen Union statt (Hosting in Deutschland; ein Teil der Sprachverarbeitung in Schweden).

Einzelne im Rückruf-Datenfluss eingesetzte Auftragsverarbeiter für Sprach-KI haben ihren Sitz in den USA. Soweit eine Übermittlung in die USA erfolgt, ist sie abgesichert durch den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), sofern der Anbieter zertifiziert ist, sowie ergänzend durch die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) nebst begleitender Schutzmaßnahmen. Die EU-Region einzelner Anbieter ist in Umsetzung; bis zur Bestätigung werden sie transparent als „USA, abgesichert über DPF bzw. SCC“ geführt.

Für die Kalender-Verbindung im Produkt gilt ergänzend Ziffer 15: Die dortige Verarbeitung findet in London (Vereinigtes Königreich) statt und stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO.

8. Cookies, Tracking und Schriftarten

Diese Website setzt nach derzeitigem Stand ausschließlich technisch notwendige Mittel ein. Es werden keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies verwendet und keine Webanalyse-Dienste eingesetzt (kein Google Analytics, keine Tracking-Pixel). Ein Cookie-Consent-Banner ist daher nicht erforderlich (§ 165 Abs. 3 TKG 2021 i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Verwendete Schriftarten werden lokal von unserem EU-Server ausgeliefert; es besteht keine Verbindung zu Schriftart-Diensten Dritter (z. B. Google Fonts).

9. Transparenz beim Einsatz Künstlicher Intelligenz (Art. 50 EU-KI-VO)

Der über das Rückruf-Formular angeforderte Demo-Rückruf wird von einem KI-Telefonassistenten durchgeführt. Gemäß Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung, anwendbar ab 2. August 2026) werden Sie zu Gesprächsbeginn darüber informiert, dass Sie mit einem KI-System sprechen; der Hinweis erfolgt als erste Ansage. Sie können jederzeit den Wunsch äußern, mit einem Menschen zu sprechen, oder das Gespräch beenden. Eine Emotionserkennung oder biometrische Kategorisierung findet nicht statt. Der Demo-Rückruf wird nicht ohne gesonderte Einwilligung aufgezeichnet.

10. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch gegen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützte Verarbeitungen (Art. 21) sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3). Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an kontakt@kyoomee.com. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). In Österreich zuständig:

Behörde

Österreichische Datenschutzbehörde

Anschrift

Barichgasse 40–42, 1030 Wien

E-Mail

dsb@dsb.gv.at · Tel. +43 1 52 152-0

Web

dsb.gv.at

Betroffene mit Aufenthalt in Deutschland können sich auch an die für ihr Bundesland zuständige Landesdatenschutzbehörde wenden.

12. Speicherdauer und Löschung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist; anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Die konkreten Fristen ergeben sich aus den Ziffern 4 bis 6.

13. Datensicherheit

Die Übertragung dieser Website erfolgt verschlüsselt über HTTPS (TLS). Die Verarbeitung erfolgt auf Infrastruktur in der EU; eingesetzte Auftragsverarbeiter sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden.

14. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Auf Ebene dieser Website findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Der KI-Demo-Rückruf trifft keine für Sie rechtlich bindenden Entscheidungen.

15. Kalender-Verbindung im Produkt (Google Calendar, Microsoft 365)

Betriebe, die kyoomee einsetzen, können in unserer Anwendung ihren Google- oder Microsoft-Kalender verbinden, damit der Telefonassistent freie Zeiten erkennt und vereinbarte Termine einträgt. Die Verbindung stellt ausschließlich der Betrieb selbst her; er kann sie jederzeit im Portal wieder trennen.

Worauf wir nach erteilter Freigabe zugreifen:

• Belegungszeiten der verbundenen Kalender („frei/gebucht“) — Zeiträume ohne Termininhalte, Teilnehmende oder Orte, ausschließlich um Doppelbuchungen zu verhindern;
• Termine, die über kyoomee zustande kommen — anlegen, ändern und absagen, damit Portal und Kalender denselben Stand zeigen;
• die E-Mail-Adresse des verbundenen Kontos — um die Verbindung zuzuordnen und im Portal anzuzeigen.

Zweckbindung. Diese Daten dienen ausschließlich der Terminfunktion, die in der Anwendung sichtbar ist. Wir verwenden sie nicht für Werbung oder Profilbildung, verkaufen sie nicht und übermitteln sie nicht an Dritte außerhalb der für den Betrieb dieser Funktion eingesetzten Auftragsverarbeiter. Eine Einsichtnahme durch Menschen findet nicht statt — außer der Betrieb verlangt sie ausdrücklich zur Fehlerbehebung, sie ist zur Abwehr eines Sicherheitsvorfalls erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben.

Hinweis zu Google-Nutzerdaten. Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die kyoomee über Google-APIs erhält, richtet sich nach der Richtlinie zu Nutzerdaten für Google API-Dienste einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung („Limited Use“). Für Microsoft-Konten gelten die dortigen Plattformbedingungen entsprechend.

Technische Vermittlung und Ort der Verarbeitung. Die Anbindung an Google und Microsoft erfolgt über einen auf Kalender-Anbindung spezialisierten Auftragsverarbeiter, der vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden ist. Dessen europäische Verarbeitungsregion liegt im Vereinigten Königreich (London); für Übermittlungen dorthin besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO (verlängert am 19. Dezember 2025). Der Anbieter ist darüber hinaus nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Speicherdauer und Widerruf. Gespeichert werden das Zugriffs-Token der Verbindung, die Adresse des verbundenen Kontos und die Verknüpfung der über kyoomee erzeugten Termine. Belegungszeiten werden nur kurzzeitig zwischengespeichert und nicht dauerhaft vorgehalten. Trennt der Betrieb die Verbindung oder endet der Vertrag, werden Token und Kontoadresse gelöscht; der Zugriff erlischt damit sofort. Unabhängig davon kann die Freigabe jederzeit unmittelbar im Google- bzw. Microsoft-Konto widerrufen werden.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage, unsere Verarbeitung oder die eingesetzten Dienste ändern. Es gilt die jeweils an dieser Stelle veröffentlichte Fassung.

Stand: Datum wird bei Veröffentlichung gesetzt · Angaben vor Live-Schaltung anwaltlich geprüft.