Für Hotels & Pensionen
KI-Telefonassistent für Hotels und Pensionen — kein verpasster Buchungsanruf mehr.
kyoomee nimmt jeden Anruf rund um die Uhr an, auch wenn die Rezeption nicht besetzt ist, sichert Direktbuchungen statt teurer Portal-Provision und beantwortet Gästefragen sofort. Auf Servern in der EU, DSGVO-konform.
Der Rezeptionsalltag
Warum verliert ein Hotel Buchungen am Telefon?
Für ein privatgeführtes Haus ist das Telefon kein Randkanal: 13,8 % aller Hotelbuchungen in Deutschland kommen so herein. Jeder unbeantwortete Anruf ist doppelt teuer — derselbe Gast bucht dann über ein Portal und bürdet dem Haus rund 15 % Provision auf, oder er wandert ganz ab. Dazu kommt: Die Rezeption ist nachts, am Wochenende und in Stoßzeiten oft gar nicht durchgehend besetzt — und Personal ist im Gastgewerbe knapp.
Drei typische Momente
Wann Buchungen verloren gehen.
Der Buchungsanruf um 21:40 Uhr
Ein Spontanreisender will für Freitag ein Zimmer — die Rezeption ist längst zu, es klingelt ins Leere. Er wartet nicht bis morgen, sondern bucht dieselbe Nacht übers Portal oder nebenan. kyoomee nimmt rund um die Uhr an und sichert die Anfrage als Direktbuchungs-Lead.
Die Check-in-Stoßzeit
Zwischen 15 und 18 Uhr stehen drei Gäste am Tresen, gleichzeitig klingelt das Telefon. Eine Kraft kann nicht einchecken und telefonieren — das Telefon läutet weg. kyoomee fängt die Parallelleitung ab, beantwortet Standardfragen und nimmt Änderungen strukturiert auf.
Der internationale Gast am Abend
Ein Anruf auf Englisch, um zu buchen oder die Anfahrt zu klären — und niemand mit sicherem Englisch an der Rezeption. kyoomee erkennt die Sprache und antwortet in Deutsch oder Englisch, hält das Anliegen fest und reicht es priorisiert ans Team.
Auf einen Blick
Der Direktkanal ist bares Geld.
Ein echter Anruf
So klingt ein Buchungsanruf mit kyoomee.
Ruhig, in der Sie-Form — Anfrage vollständig aufgenommen, nichts Unbestätigtes zugesagt, priorisiert ans Team.
- Nimmt jeden Anruf an, auch wenn die Rezeption zu ist.
- Sichert Direktbuchungen statt teurer Portal-Provision.
- Sagt nur zu, was das System bestätigt — nie „ins Blaue“.
So landet der Anruf bei Ihrem Team
So funktioniert’s
In drei Schritten startklar.
Einrichten
Zimmerkategorien, Preise, Standardfragen (Frühstück, Parken, Check-in) und Weiterleitungsregeln hinterlegen und mit einem echten Testanruf prüfen. In Minuten, ohne IT.
Anrufe umleiten
Ihre Hotelnummer leitet auf kyoomee um: dauerhaft, nur nachts und am Wochenende oder immer, wenn die Rezeption gerade nicht rangeht.
Sortiert übernehmen
Buchungsanfragen & Reservierungen landen strukturiert im Team-Postfach — mit PMS-Integration direkt im System.
Ohne / Mit kyoomee
Was sich am Hoteltelefon ändert.
| Ohne kyoomee | Mit kyoomee |
|---|---|
| Nachts & am Wochenende klingelt es ins Leere | Jeder Anruf rund um die Uhr angenommen |
| Verpasste Buchung wandert zum Portal (Provision) | Direktbuchung provisionsfrei gesichert |
| Check-in-Stoßzeit: das Telefon läutet weg | Parallelanrufe abgefangen, kein Besetztzeichen |
| Standardfragen binden die Rezeption | FAQs sofort aus der Wissensbasis beantwortet |
| Internationaler Gast, sprachlich unsicher betreut | Nimmt Anliegen in Deutsch & Englisch entgegen |
Ehrlich gesagt
Was kyoomee bewusst nicht tut.
Der Assistent überbrückt die unbesetzte Leitung — die verbindliche Entscheidung bleibt beim Haus.
- –Keine verbindliche Zusage von Zimmern, Upgrades oder Sonderwünschen. Immer „Verfügbarkeit vorbehalten“, weil nur der hinterlegte Systemstand bekannt ist — bestätigt wird nie „ins Blaue“ (Overbooking-Schutz).
- –Keine Kreditkarten- oder Zahlungsdaten am Telefon. Das fällt unter den PCI-DSS-Standard; die Zahlung läuft nur über eine sichere, ausdrücklich eingerichtete Integration oder einen Zahllink.
- –Keine Beschwerde- oder Kulanz-Lösung. kyoomee nimmt das Anliegen ruhig und strukturiert auf und leitet es priorisiert weiter — Entschädigung und Preisnachlass entscheidet das Haus.
- –Ersetzt den gesetzlichen Meldeschein nicht. Die Anmeldung der Gäste am Anreisetag bleibt Pflicht des Hauses; Melde- und Aufbewahrungsfristen liegen beim Hotel.
- –Mehrsprachigkeit nur wie eingerichtet. Deutsch und Englisch zuverlässig, weitere Sprachen je nach Setup — kein pauschales „jede Sprache“.
Datenschutz
DSGVO-konform, ohne Kleingedrucktes.
Preise
Günstiger als eine verlorene Direktbuchung.
Eine übers Portal nachgeholte Buchung kostet Provision (Booking.com ab rund 15 %) — eine ganz verlorene kostet den vollen Umsatz. Schon eine gerettete Direktbuchung im Monat trägt kyoomee.
Häufige Fragen
Was Hoteliers vorher wissen wollen.
Noch offen? Buchen Sie eine kurze Demo und fragen Sie direkt.
Ja. kyoomee verarbeitet Anrufe in der EU: gehostet in Deutschland, KI-Verarbeitung in der EU. Erfasst wird nur, was für Buchung, Rückruf oder Anfrage nötig ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), verschlüsselt, nicht für Werbung. Sie schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und legen Löschfristen fest.
Nein, er ersetzt sie nicht. kyoomee fängt die Anrufe ab, die sonst niemand annimmt — nachts, am Wochenende, in Check-in-Stoßzeiten oder bei Personalausfall. Ihre Rezeption bleibt für die persönliche Betreuung am Gast frei. kyoomee überbrückt Lücken, statt Menschen zu ersetzen, und legt jedes Anliegen strukturiert vor.
Verfügbarkeit und Direktbuchung funktionieren nur mit einer ausdrücklich eingerichteten Schnittstelle zu Ihrem PMS oder Kanalmanager — dann liest kyoomee echte Verfügbarkeiten und legt die Reservierung an, statt zu raten. Ohne Anbindung nimmt sie die Buchungsanfrage vollständig auf und leitet sie weiter. Preise und freie Zimmer nennt sie nur aus dem hinterlegten System.
Bei kyoomee ab 149 €/Monat (Starter), Team 349 €, Scale 599 € — feste Monatspreise, keine Abrechnung pro Minute. Zum Vergleich: Eine verpasste Direktbuchung, die über ein Portal nachgeholt wird, kostet Provision (Booking.com ab rund 15 %). Schon eine gerettete Buchung im Monat trägt oft die Gebühr.
Ja, und das ist so gewollt und ab 2. August 2026 Pflicht (Art. 50 EU-KI-Verordnung). kyoomee sagt zu Gesprächsbeginn, dass ein KI-Assistent des Hauses spricht. Das schafft Vertrauen statt Täuschung. Die Stimme klingt natürlich, aber wir tarnen sie nie als Menschen.
kyoomee erkennt die Sprache des Anrufers und antwortet in derselben — Deutsch und Englisch zuverlässig, weitere Sprachen je nach Setup. Für internationale Gäste außerhalb der Rezeptionszeiten ist das ein echter Vorteil. Was wir für Ihr Haus verlässlich zusagen können, klären wir vorab ehrlich, statt jede Sprache pauschal zu versprechen.
Nein — bewusst nicht. Kartendaten am Telefon fallen unter den strengen PCI-DSS-Standard. kyoomee nimmt deshalb keine Kartennummern telefonisch entgegen; die Zahlung läuft nur über eine sichere, ausdrücklich eingerichtete Integration oder einen sicheren Zahllink. So bleibt die Buchung bequem und die Zahlung geschützt.
kyoomee erkennt Dringlichkeit und leitet dann sofort an Ihre hinterlegte Notfallnummer weiter, etwa das Bereitschaftshandy, sofern eingerichtet. Ist niemand erreichbar, nimmt sie das Anliegen strukturiert auf und markiert es als dringend. Sie löst Notfälle nicht selbst und verweist bei echten Notlagen auf 112.
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Passt auch zu Ihrem Haus.
Bereit?
Hören Sie selbst, wie kyoomee Ihr Haus am Telefon entlastet.
Geben Sie Ihre Nummer ein — kyoomee ruft in wenigen Sekunden an und führt Sie durch ein echtes Hotel-Gespräch.
Was zählt, muss nicht laut sein.